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Was kostet der Ausstieg? Digitale Abhängigkeit in Kommunen und Mittelstand nüchtern rechnen

Abhängigkeit von Cloud- und Softwareanbietern steht in keiner Kalkulation. Wie Sie sie beziffern – und wann sich ein Ausweg lohnt und wann nicht.

31. Oktober 2026

Microsoft 365
Backup
Kommunen

Bei jeder Softwareentscheidung rechnen Unternehmen und Kommunen Lizenzen, Einführung und Schulung durch. Eine Zahl fehlt fast immer: was es kosten würde, wieder auszusteigen. Dabei bestimmt genau diese Zahl, wie stark man in der nächsten Preisverhandlung dasteht – und wie groß der Schaden ist, wenn ein Dienst ausfällt oder abgeschaltet wird.

Kernaussage

Abhängigkeit ist nicht das Problem. Das Problem ist Abhängigkeit, die niemand bewusst eingegangen ist und für die es keinen Ausweg gibt. Wer seine Wechselkosten kennt, kann Preiserhöhungen besser beurteilen, Ausfälle überbrücken und in Ausschreibungen punkten.

Warum das gerade jetzt zählt

Preiserhöhungen: Microsoft hat die Listenpreise für Microsoft 365 zum 1. Juli 2026 erhöht, je nach Paket um bis zu 33 Prozent – Business Basic um rund 17, Business Standard um 12 Prozent; Business Premium blieb unverändert. Bestandskunden zahlen die neuen Preise bei der nächsten Verlängerung. Bei VMware gibt es seit der Übernahme durch Broadcom nur noch Abonnements in festen Paketen, für viele Kunden deutlich teurer als zuvor.
Vergaberecht: Seit dem 1. Juli 2026 nennt die Vergabeverordnung digitale Souveränität ausdrücklich als zulässiges Zuschlagskriterium, etwa Interoperabilität, Kontrolle über die Datenverarbeitung und Schutz vor unzulässigen Zugriffen – zunächst für Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte.
Data Act: Ab dem 12. Januar 2027 dürfen Cloud-Anbieter in der EU keine Wechselentgelte mehr verlangen. Der Ausstieg wird damit rechtlich leichter – technisch aber nicht automatisch.

Nutzung von US-Clouddiensten

71 %

Größtes Wechselhindernis

59 %

Steigende Kosten

64 %

Die Zahlen stammen aus dem Cloud Report 2026 des Bitkom. Sie zeigen ein Muster: Die Kosten eines Umstiegs stehen in jeder Rechnung, die Kosten der Abhängigkeit in keiner. So kann die unabhängigere Lösung nur verlieren.

Die Rechnung in drei Posten

Kosten: Wer nicht wechseln kann, zahlt mehr

Weiß ein Anbieter, dass seine Kunden nur mit großem Aufwand wechseln können, hat er Spielraum bei den Preisen. Das ist kein Vorwurf, sondern ökonomisch rational. Ob eine Preiserhöhung hinzunehmen ist, lässt sich nur beurteilen, wenn man die eigenen Wechselkosten kennt.

Risiko: Ein Plan B ist eine Versicherung

Häufiger als die Abschaltung eines Dienstes sind gewöhnliche Ausfälle. Ein Plan B beantwortet zwei Fragen: Wie überbrücken wir Stunden oder Tage? Und wie wechseln wir, wenn ein Dienst dauerhaft wegfällt? Was diese Fähigkeit kostet, ist die Versicherungsprämie.

Vergabe und Umsatz: Unabhängigkeit als Eintrittskarte

Für Kommunen als Auftraggeber ist Souveränität jetzt ein zulässiges Kriterium. Für Unternehmen wird sie zum Verkaufsargument, weil Kunden ihre Lieferanten genauer prüfen – etwa im Rahmen von NIS2. Wer seine Abhängigkeiten dokumentiert hat, antwortet schneller und überzeugender.

Beispiele aus unserem Alltag

Bereich	Typische Abhängigkeit	Was einen Ausweg offen hält
Virtualisierung	VMware mit steigenden Lizenzkosten	Migrationspfad zu Proxmox geprüft und getestet, bevor die nächste Verlängerung ansteht
Microsoft 365	Mail, Dateien und Teams bei einem Anbieter	Eigene, unabhängige Sicherung von Postfächern und Dateien; bewusste Entscheidung zur Datenablage in Deutschland
Exchange	Ende von Exchange 2016 und 2019	Entscheidung zwischen Exchange Online und Exchange SE vor Ort mit Blick auf beide Abhängigkeiten
Datensicherung	Sicherungen beim selben Anbieter wie die Daten	Unveränderbare Kopien an einem zweiten, unabhängigen Ort
KI	Anwendungen fest auf ein Sprachmodell zugeschnitten	Eigene Zwischenschicht, eigene Testfälle, Prompts und Daten in eigenen Systemen

Gerade bei KI entstehen die Bindungen jetzt. Am Anfang ist ein Sprachmodell leicht austauschbar; mit jeder Anwendung, jedem abgestimmten Prompt und jeder Datenbank auf Basis eines bestimmten Modells wird der Wechsel teurer. Wer heute eine austauschbare Schicht einzieht und Prompts und Daten im eigenen Haus hält, zahlt wenig. In ein paar Jahren wäre jeder Wechsel ein Migrationsprojekt.

Wechselkosten grob schätzen

Für eine erste Einschätzung reichen wenige Fragen pro Dienst:

Daten: Wie viel liegt beim Anbieter, wie kommt es heraus, und wie lange dauert das?
Formate: Sind die Daten in offenen Formaten exportierbar, oder müssen sie umgewandelt werden?
Anbindungen: Wie viele Systeme, Skripte und Abläufe hängen an den Schnittstellen dieses Anbieters?
Parallelbetrieb: Wie lange müssten altes und neues System nebeneinander laufen?
Menschen: Was kosten Schulung und Einarbeitung?
Verträge: Welche Laufzeiten, Kündigungsfristen und Mindestabnahmen gelten?

Wann es sich nicht rechnet

Unabhängigkeit ist kein Selbstzweck. Bei einem Dienst ohne vertrauliche Daten, mit vielen Alternativen und ohne Folgen bei einem Ausfall wäre die Prämie höher als jeder mögliche Schaden. Und manchmal ist eine Lösung schlicht so viel besser als jede Alternative, dass der Verzicht teurer wäre als die Abhängigkeit. Auch das ist eine souveräne Entscheidung – wenn sie bewusst fällt. Von außen sieht eine hingenommene Abhängigkeit genauso aus wie eine gewählte. Der Unterschied: Bei der gewählten hat jemand gerechnet und einen Ausweg benannt.

Was wir empfehlen

Kritische Dienste auflisten: Welche Dienste würden bei einem Ausfall die Arbeit stoppen?
Wechselkosten grob schätzen: mit den sechs Fragen oben, ohne Anspruch auf Genauigkeit.
Für jeden kritischen Dienst einen Plan B festhalten: Überbrückung für Stunden und Tage, Ausweg für den dauerhaften Wegfall.
Wechselfähigkeit beim Vertragsschluss mitkaufen: Datenexport, offene Formate, Ausstiegsklauseln.
Regelmäßig überprüfen: etwa bei jeder Vertragsverlängerung.

Die wirtschaftliche Rechnung ist eine Seite der Souveränität. Die andere ist, ob man im Ernstfall selbst handeln kann – dazu unser Beitrag Souveränität beginnt im Ernstfall. Aktuelle Fristen für Microsoft-365-Umgebungen, darunter die Datenablage in Deutschland, stehen in Microsoft 365: Was bis Jahresende erledigt sein muss.

Wie wir unterstützen

Abhängigkeits-Check

Wir erfassen mit Ihnen die kritischen Dienste, schätzen die Wechselkosten und dokumentieren das Ergebnis – auch als Grundlage für Ausschreibungen und Lieferantenanfragen.

Ausweg vorbereiten

Migrationspfade, etwa von VMware zu Proxmox oder zwischen Exchange vor Ort und Exchange Online, prüfen und testen, bevor es eilt.

Unabhängige Sicherung

Sicherungen von Microsoft 365 und Servern an einem zweiten Ort, mit Veeam und unveränderbaren Kopien. Mehr dazu: 3-2-1-Backup mit Veeam.

Wie abhängig ist Ihre IT?

Wir rechnen gemeinsam nach – und finden heraus, wo sich ein Ausweg lohnt und wo nicht.

Kontakt aufnehmen

Häufige Fragen

Müssen wir raus aus Microsoft 365?+

Nein. Es geht darum, die Abhängigkeit zu kennen und einen Plan B zu haben – etwa eine eigene Sicherung und einen geprüften Weg, Daten im Ernstfall herauszubekommen.

Lohnt sich das für eine kleine Gemeinde oder einen kleinen Betrieb?+

Gerade dort, weil Ausfälle schneller die gesamte Arbeit treffen. Eine grobe Schätzung für die fünf wichtigsten Dienste ist an einem Vormittag erledigt.

Was bringt der Data Act ab Januar 2027?+

Cloud-Anbieter dürfen dann keine Wechselentgelte mehr verlangen. Den technischen Aufwand eines Umstiegs nimmt das nicht ab – der bleibt die eigentliche Hürde.

Quellen & weiterführende Links

Recherchestand: 31. Oktober 2026. Anregung für diesen Beitrag war der iX-Artikel „Digitale Souveränität: Die Rechnung, die niemand macht“ von Barbara Engels (30.10.2026, heise+).