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Microsoft 365: Was bis Jahresende erledigt sein muss

Datenablage in Deutschland nur noch per Einstellung bis 14.12., EWS-Abschaltung, Exchange 2016/19-Ende: Was Admins bis Jahresende erledigen müssen.

26. Oktober 2026

Microsoft 365
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Datenschutz

Bis Silvester laufen in Microsoft 365 mehrere Fristen ab – eine davon entscheidet, ob Ihre Daten in Deutschland bleiben. Die Übersicht für Admins und Entscheider, mit dem, was jetzt zu tun ist.

Kernaussage

Fünf Änderungen treffen bis Jahresende fast jeden Tenant. Die wichtigste hat ein festes Datum: Bis zum 14. Dezember entscheidet eine Einstellung im Admin Center, ob Microsoft die Daten weiterhin in Deutschland speichert. Wer nichts tut, erlaubt die Ablage irgendwo in der EU-Datengrenze – und wartet bei einer späteren Rückkehr rund sechs Monate.

Wann	Was	Wen es betrifft	Handlungsbedarf
seit 21.10.	EWS wird Mandant für Mandant abgeschaltet	Backup, Archiv, DMS, Raumbuchung, Apple Mail	hoch
Ende Oktober	Letzte Sicherheitsupdates für Exchange 2016 und 2019	lokale Exchange-Server	hoch
November	Neues Outlook sperrt .msix-Anhänge	wer Software per Mail verteilt	gering
14.12.	Datenablage in Deutschland nur noch per Einstellung	deutsche Tenants	hoch
Dezember	Exchange Online PowerShell ohne -Credential	Skripte mit Benutzername und Kennwort	mittel

1. Datenablage: der Schalter bis zum 14. Dezember

Microsoft führt die Einstellung „Microsoft 365-Kundendaten im Land speichern“ ein. Sie ist standardmäßig aus. Laut Message-Center-Meldung MC1470878 betrifft das Tenants in Deutschland, Frankreich, Norwegen, Schweden und der Schweiz und die Dienste Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams, Copilot und Copilot Chat. Bis zum 14. Dezember ändert sich am Speicherort nichts. Danach darf Microsoft die Daten von Tenants mit Einstellung „aus“ regional innerhalb der EU-Datengrenze speichern, also in der EU und den EFTA-Staaten einschließlich der Schweiz. Wer später umschaltet, wartet laut Microsoft rund sechs Monate, bis die Daten zurück in Deutschland sind.

Zu finden unter: Microsoft 365 Admin Center → Einstellungen → Organisationseinstellungen → Organisationsprofil → Datenspeicherort → Verpflichtungen

Der Schalter ist nicht bei jedem bedienbar

Bei vielen Tenants ist der Schalter ausgegraut. Nach Berichten von Administratoren betrifft das vor allem ältere Tenants, die vor Jahren nicht am damaligen Umzugsprogramm nach Deutschland teilgenommen haben. Dort steht als zugesicherter Speicherort bereits „European Union/EFTA“; eine feste Ablage in Deutschland gibt es dann nur noch mit dem kostenpflichtigen Zusatz Advanced Data Residency.

Was das rechtlich bedeutet: Die Daten bleiben innerhalb der EU-Datengrenze, eine Drittlandübermittlung nach DSGVO entsteht dadurch nicht. Wer aber im Verarbeitungsverzeichnis, in der Auftragsverarbeitung oder gegenüber Bürgern „Speicherung in Deutschland“ zugesagt hat, muss jetzt handeln oder die Zusage anpassen. Für Kommunen ist das eine Frage für den Datenschutzbeauftragten, nicht nur für die IT.

Einstellung in jedem Tenant prüfen.
Bedienbar: Entscheidung mit dem Datenschutz abstimmen und vor dem 14.12. setzen.
Ausgegraut: zugesicherten Speicherort dokumentieren und klären, ob die bisherigen Zusagen noch stimmen.

2. EWS: Abschaltung läuft, Notbremse bis April 2027

Seit dem 21. Oktober schaltet Microsoft die Exchange Web Services in Exchange Online Mandant für Mandant ab, mit sieben Tagen Vorwarnung im Message Center. Bleibt eine Anwendung stehen, lässt sich EWS vorübergehend wieder einschalten – aber nur bis zum 1. April 2027. Typisch betroffen: Backup- und Archivlösungen, Dokumentenmanagement, Raumbuchung, Ticketsysteme mit geteilten Postfächern, Apple Mail und der macOS-Kalender. Zu tun: EWS-Nutzungsbericht im Admin Center prüfen und bei jedem Hersteller nachfragen, wann seine Software Microsoft Graph unterstützt. Details in unserem Beitrag zur EWS-Abschaltung.

3. Exchange 2016 und 2019: letzte Updates

Ende Oktober endet die verlängerte Versorgung mit Sicherheitsupdates. Wer danach noch einen dieser Server mit Internetanbindung betreibt, betreibt ihn ohne Schutz vor neuen Lücken – das gilt auch für Hybrid-Server. Zu tun: Wechsel auf Exchange SE oder in Exchange Online planen, falls noch nicht geschehen. Mehr in unserem Beitrag Exchange 2016 und 2019: Ende Oktober ist endgültig Schluss.

4. Neues Outlook sperrt .msix-Anhänge

Ab November lassen sich Anhänge mit den Endungen .msix und .msixbundle im neuen Outlook und in Outlook im Web standardmäßig nicht mehr öffnen oder herunterladen. Ohne diese Nutzung ist laut Microsoft nichts zu tun. Zu tun: prüfen, ob Software-Pakete per Mail verteilt werden, und falls ja, einen anderen Verteilweg wählen. Eigene OWA-Postfachrichtlinien sind ebenfalls betroffen.

5. Exchange Online PowerShell: Schluss mit Kennwort-Anmeldung in Skripten

Mit PowerShell-Modulen, die ab Dezember erscheinen, entfällt der Parameter -Credential beim Verbinden mit Exchange Online. Skripte, die sich mit Benutzername und Kennwort anmelden, laufen dann nicht mehr. Zu tun: Skripte und geplante Aufgaben durchsuchen und auf App-only-Anmeldung mit Zertifikat oder Managed Identity umstellen – ein guter Anlass, gleich die Berechtigungen der Dienstkonten zu entrümpeln.

Betroffene Skripte finden

PowerShell

# Skripte mit Kennwort-Anmeldung an Exchange Online finden (Pfad anpassen)
Get-ChildItem -Path 'C:\Scripts' -Filter *.ps1 -Recurse |
    Select-String -Pattern 'Connect-ExchangeOnline.*-Credential' |
    Select-Object Path, LineNumber, Line

Durchsucht alle PowerShell-Skripte im angegebenen Ordner nach Verbindungen zu Exchange Online mit Benutzername und Kennwort. Auch geplante Aufgaben und Skripte auf anderen Servern prüfen.

Ausblick 2027

1. April 2027: EWS endgültig abgeschaltet, keine Reaktivierung mehr.
März 2027: Microsoft plant laut Berichten, das neue Outlook zum Standard zu machen.

Fristen im Blick behalten

Wir prüfen Ihre Tenants auf die Datenablage, die EWS-Abhängigkeiten und betroffene Skripte und setzen die Umstellungen um – abgestimmt mit Ihrem Datenschutz.

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Quellen & weiterführende Links

Häufige Fragen

Sind unsere Daten nach dem 14.12. außerhalb der EU?+

Nein. Auch mit Einstellung „aus“ bleiben sie innerhalb der EU-Datengrenze, also EU und EFTA. Es geht darum, ob die Speicherung in Deutschland zugesichert bleibt.

Bei uns ist der Schalter ausgegraut. Was nun?+

Dann ist für Ihren Tenant meist bereits „European Union/EFTA“ zugesichert. Prüfen Sie, ob das mit Ihren Zusagen vereinbar ist. Eine Festlegung auf Deutschland ist dann nur mit dem kostenpflichtigen Advanced Data Residency möglich.

Können wir die Entscheidung später ändern?+

Ja, aber die Rückkehr nach Deutschland dauert laut Microsoft rund sechs Monate.

Wer muss entscheiden – IT oder Datenschutz?+

Beide. Die IT setzt den Schalter, die Entscheidung gehört zum Datenschutz – bei Kommunen in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten.