Copilot greift auf lokale Dateien zu: Was KMU und Kommunen jetzt vorbereiten sollten

Microsoft hat angekündigt, dass Copilot unter Windows künftig auf lokale Dateien zugreifen und selbstständig Aktionen auf dem PC ausführen kann. Was nach mehr Komfort klingt, verändert die Sicherheits- und Datenschutzlage am Arbeitsplatz grundlegend: Aus einem Assistenten, der Fragen beantwortet, wird ein Agent, der mit den Rechten des Benutzers handelt. Für kleine und mittlere Unternehmen und für Kommunen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die eigenen Voraussetzungen zu prüfen.

Was Microsoft angekündigt hat

Laut Microsoft sollen Nutzer von Copilot+-PCs in den kommenden Monaten drei neue Funktionen erhalten:

• Zugriff auf lokale Dateien und kürzliche Aktivitäten: Copilot soll Dateien auf dem Gerät und das, woran der Benutzer zuletzt gearbeitet hat, als Kontext für seine Antworten nutzen.
• Aktionen auf dem Gerät: Copilot soll Dateien verschieben, organisieren und bearbeiten sowie Einstellungen ändern können, nach Microsofts Darstellung im selben Umfang wie der Benutzer selbst und mit dessen Berechtigungen.
• Lokale KI-Modelle: Bestimmte Aufgaben sollen direkt auf dem PC verarbeitet werden, anspruchsvollere weiterhin in der Cloud. Welcher Weg genommen wird, entscheidet das System je nach Aufgabe.

Hinzu kommt Autopilot (zuvor unter dem Namen Scout bekannt), ein Agent, der dauerhaft im Hintergrund arbeiten soll und sich derzeit in einer privaten Vorschauphase befindet.

Der Agent sieht, was der Benutzer sieht

Der entscheidende Satz in der Ankündigung ist die Aussage, Copilot handle mit den Rechten des Benutzers. Das klingt beruhigend, ist es aber nur, wenn diese Rechte sauber vergeben sind. In der Praxis sehen wir häufig etwas anderes: Berechtigungen auf Dateiablagen sind über Jahre gewachsen, Mitarbeiter haben Lesezugriff auf Ordner anderer Abteilungen, alte Projektlaufwerke stehen für alle offen. Das fällt im Alltag kaum auf, weil niemand gezielt danach sucht.

Datenschutz: Was darf das Gerät verlassen?

Dass Copilot künftig selbst entscheidet, ob eine Aufgabe lokal oder in der Cloud verarbeitet wird, ist aus Kostensicht nachvollziehbar. Für Organisationen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, wirft es jedoch Fragen auf, die vor dem Einsatz beantwortet sein müssen:

• Welche Daten dürfen überhaupt von einem KI-Dienst verarbeitet werden, und welche nicht, etwa Daten aus Bürgerämtern, Sozial- oder Personalverwaltung?
• Unter welchen vertraglichen Bedingungen läuft die Cloud-Verarbeitung, und ist sie im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erfasst?
• Ist für den Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich?

Wer diese Fragen erst nach dem Rollout stellt, muss im Zweifel einen bereits laufenden Betrieb wieder einschränken.

Personalrat und Betriebsrat früh einbinden

Ein Assistent, der die kürzlichen Aktivitäten eines Mitarbeiters auswertet, ist eine technische Einrichtung, die grundsätzlich zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet ist. In Unternehmen greift damit in aller Regel das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, in Kommunen das entsprechende Mitbestimmungsrecht der Personalvertretung. Die Beteiligung gehört deshalb an den Anfang des Projekts, nicht ans Ende.

Copilot ist nicht der einzige Agent im Netz

Die Ankündigung lenkt den Blick auf ein Thema, das viele Organisationen bereits betrifft: In zahlreichen Netzen laufen heute schon KI-Werkzeuge, die niemand freigegeben hat, von Browser-Erweiterungen über private Konten bei KI-Diensten bis zu Agenten, die Mitarbeiter selbst installiert haben. Diese Schatten-KI ist oft schwerer zu kontrollieren als ein zentral verwalteter Dienst, weil niemand weiß, welche Daten wohin gehen.

Hinzu kommt die Frage der Nachvollziehbarkeit. Wenn eine Datei verschoben, geändert oder gelöscht wird, muss im Zweifel feststellbar sein, ob das ein Mensch oder ein Agent war, und welcher.

Was Microsoft an Kontrollen mitliefert

Microsoft hat parallel die allgemeine Verfügbarkeit der Microsoft Execution Containers (MXC) unter Windows 11 angekündigt. Damit lässt sich per Richtlinie festlegen, auf welche Dateien und Netzwerke Agenten zugreifen dürfen. Unterstützt werden mehrere Agenten-Werkzeuge, weitere sollen folgen. Das ist ein sinnvoller Baustein, ersetzt aber keine aufgeräumten Berechtigungen und keine klaren Regeln. Analysten raten zu Recht, Agenten wie jede andere Automatisierungsplattform zu behandeln: Vertrauen gehört in die Kontrollmechanismen, nicht in die KI selbst.

Unsere Empfehlung für die nächsten Monate

Die Funktionen sind angekündigt, aber noch nicht ausgerollt, und vorerst auf Copilot+-PCs beschränkt. Diese Zeit sollte man nutzen:

1. Berechtigungen prüfen und bereinigen: Dateiablagen und Freigaben daraufhin prüfen, wer was lesen kann. Alles, was ein Mitarbeiter nicht für seine Arbeit braucht, sollte er auch nicht sehen können, denn sein Agent sieht es ebenfalls.
2. Bestand erfassen: Welche Geräte sind Copilot+-PCs oder werden es bei der nächsten Beschaffung? Welche KI-Werkzeuge sind heute schon im Einsatz, freigegeben oder nicht?
3. KI-Funktionen zentral steuern: Neue KI-Funktionen nicht im Auslieferungszustand laufen lassen, sondern über die zentrale Geräteverwaltung gezielt freigeben oder sperren, sobald Microsoft die Verwaltungsoptionen bereitstellt.
4. Nutzungsrichtlinie aufsetzen: Festlegen, welche KI-Dienste für welche Daten genutzt werden dürfen, und das verständlich an die Mitarbeiter kommunizieren.
5. Datenschutz und Personalvertretung einbinden: Datenschutzbeauftragte und Betriebs- bzw. Personalrat beteiligen, bevor KI-Funktionen aktiviert werden.

Fazit

KI-Agenten auf dem Arbeitsplatz werden kommen, und sie können echte Entlastung bringen. Ob sie zum Gewinn oder zum Risiko werden, entscheidet sich nicht an der KI, sondern an den Grundlagen: saubere Berechtigungen, klare Regeln und eine Verwaltung, die weiß, was in ihrem Netz passiert.

Wie wir unterstützen

Wir haben die Einführung von KI bereits in mehreren Projekten begleitet und kennen die Fragen, die sich dabei in der Praxis stellen: technisch, organisatorisch und datenschutzrechtlich. Gerne unterstützen wir auch Sie, von der Prüfung der Berechtigungen über die Auswahl und Konfiguration geeigneter KI-Dienste bis zur Nutzungsrichtlinie und der Abstimmung mit Datenschutz und Personalvertretung.

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt unsere Fallstudie Sicheres Gateway für Microsoft-365-Copilot-Zugriff auf ERP-Daten: Dort haben wir für ein mittelständisches Unternehmen ein Security-Gateway entwickelt, über das Copilot auf ERP-Daten zugreifen kann. Das Gateway lässt nur ausdrücklich freigegebene Zugriffe durch, das ERP bleibt aus dem Internet unerreichbar, und jeder Zugriff wird nachvollziehbar protokolliert. Es setzt also genau die Prinzipien um, die wir in diesem Beitrag beschreiben.

Quellen & weiterführende Links

• Computerwoche

  Microsoft lässt Copilot auf lokale Windows-Dateien zugreifen
• Microsoft Windows Blog

  Building Windows for Hybrid Intelligence
• Microsoft Windows Developer Blog

  Microsoft Execution Containers: policy-driven containment for AI agents